No-show e caparra: come proteggere le prenotazioni
Come difendersi dai no-show in hotel e B&B: la differenza tra caparra confirmatoria e acconto (art. 1385 c.c.), cosa potete trattenere, perché va scritto nel contratto e come gestire in pratica caparra e mancata presentazione.
Il no-show — l’ospite che prenota e non si presenta — è tra le perdite più fastidiose: la camera resta vuota, era troppo tardi per rivenderla, e spesso non c’è nulla da incassare. La difesa non è un software, è una politica chiara scritta prima: quanto si versa alla prenotazione, con quale natura giuridica, e cosa succede se l’ospite non arriva. Vediamo come metterla a posto senza errori.
Caparra o acconto: non è la stessa cosa
Sono due strumenti giuridici diversi, ed è la distinzione più importante di tutto l’articolo:
- Caparra confirmatoria (art. 1385 del Codice Civile): ha funzione di garanzia. Se l’ospite annulla senza giustificato motivo o non si presenta, potete trattenerla. Se siete voi a non onorare la prenotazione, dovete restituirne il doppio.
- Acconto: è solo un anticipo sul prezzo. Non ha funzione di garanzia: se la prenotazione salta, di regola va restituito, salvo diverso accordo scritto.
Il punto che sfugge a molti: in mancanza di indicazione, la somma versata si considera acconto. Perché valga come caparra confirmatoria — quella che potete trattenere — deve essere scritto esplicitamente nella conferma o nel contratto. Una riga generica “acconto non rimborsabile” non basta a darvi le tutele della caparra.
Impostare una politica che regge
Poche cose, ma messe per iscritto e comunicate prima della conferma:
- Dite chiaramente se la somma è caparra confirmatoria o acconto, e in che percentuale del soggiorno.
- Fissate le finestre di cancellazione: fino a quando è gratuita, e cosa si trattiene dopo.
- Definite il no-show: mancato arrivo entro la data prevista, e cosa comporta.
- Consegnate tutto per iscritto — email o conferma — prima che l’ospite paghi, non dopo.
Le regole delle OTA (Booking, Airbnb) valgono per le prenotazioni fatte lì e possono differire dalle vostre: la vostra politica governa le prenotazioni dirette.
HotelOnlineAI e le vostre prenotazioni
Con HotelOnlineAI potete tenere organizzate prenotazioni e conto del soggiorno per seguire più facilmente gli accordi con gli ospiti. Nel percorso pilota valutiamo insieme le esigenze della struttura. La natura delle somme richieste e le condizioni di cancellazione vanno definite dal gestore nel contratto con l’ospite.
In sintesi
Contro i no-show conta la chiarezza prima dell’arrivo, non la rincorsa dopo. Scrivete se è caparra o acconto, fissate le finestre di cancellazione e fatele accettare prima del pagamento. Con una politica scritta la camera vuota, almeno, non è anche una perdita secca — e nella maggior parte dei casi l’ospite avvisa, invece di sparire.