Automatizar o envio para o Alloggiati Web: como evitar erros
Guia prático para hotéis e alojamentos: o que é o Alloggiati Web, os prazos, os erros mais comuns e como automatizar a comunicação de hóspedes à polícia.
Todo o alojamento em Itália — hotel, B&B, casa de hóspedes, agroturismo — deve comunicar os dados dos hóspedes à polícia através do portal Alloggiati Web da Polícia de Estado italiana. É uma obrigação de segurança pública, não fiscal, e deve ser cumprida dentro de prazos rigorosos.
O que a lei prevê
A comunicação deve ser enviada no prazo de 24 horas após a chegada do hóspede. Para estadias não superiores a 24 horas, os dados devem ser transmitidos no prazo de 6 horas após a chegada. Os campos exigidos são dados de identidade: nome e apelido, data e local de nascimento, nacionalidade e dados do documento.
Os erros mais comuns
- Transcrever mal os dados do documento (um único caráter errado pode levar à rejeição da ficha).
- Esquecer as comunicações nos dias de maior afluência.
- Não conservar o comprovativo de transmissão.
- Comunicar com atraso em estadias curtas (não superiores a 24 horas).
Como automatizar o processo
Os dados estruturados recolhidos no check-in podem facilitar a preparação. A validação, a exportação ou o envio dependem do sistema e das ligações configuradas. O alojamento deve verificar a identidade e os dados, e confirmar os prazos e a receção da comunicação.
O HotelOnlineAI disponibiliza ferramentas para organizar informações das estadias e preparar dados de acordo com a configuração acordada com o alojamento. No programa piloto podemos avaliar o apoio adequado; a verificação dos dados, o cumprimento dos prazos e a confirmação dos envios continuam a ser responsabilidade do estabelecimento.
Em resumo
A recolha digital pode reduzir a introdução repetida de dados. Não substitui a verificação de identidade nem o controlo dos dados, dos prazos e dos comprovativos de envio.